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專注 反復是企業管理成功的硬道理

2016年01月26日 03;46;01 人氣度:976 作者:葉向陽 來源:原創

 

“熟能生巧”這個成語可謂婦孺皆知,但是現實生活中很多人卻曲解了其本來之含義,大都認為做事沒有什么竅門,只要勤學苦練,反復實踐,就可以成為某一行業中的高手。其實不然,賣油翁要成為“油自錢孔入而不濕”那樣的倒油高手,劉翔要成為奧運跨欄冠軍,除了不停地反復實踐之外,還有一個前提就是,他在反復的練習中,要用心,要專注,要找到竅門,甚至還要采取科學的分析及計算方法。比如說,劉翔練習時,教練會把他跨欄的動作拍攝下來,然后進行分析,手的擺動幅度是否過大?雙腳跨度是否過???是不是符合標準?這些都要嚴格糾正的,否則哪怕他是廢寢忘食、夜以繼日地練習,也可能永遠無法獲得冠軍。

企業管理也是如此,首先企業管理中很多動作要反復地做。就如同海爾的張瑞敏所說:企業管理也沒什么決竅,主要還是“反復抓,抓反復”。但是中小企業老板或管理團隊又是不是真的會這樣想、這樣去做呢?有的老板急功近利,總是用營銷的思維,按照“短、平、快”的理念去做企業內部管理,這樣的效果自然是不理想的。

其次,有的管理人員在工作過程中隨意性很大,工作怕麻煩,做事喜歡投機取巧。從企業內部管理的角度這也是不可取的。例如,很多企業推行流程或制度時,由辦公室制訂出來,然后貼在公告欄就算完成了,認為員工會去看,會按要求操作,而最后可能流程或制度都沒有人去關注,更不用說執行了,管理人員就把責任推給了員工,認為流程或制度貼出去了,不執行當然應該是員工的責任,根本沒有意識到流程或制度制訂時要反復研討,執行過程也要反復監督、檢查,這樣推行的流程制度才能真正產生效果。

我們在項目做流程再造時,起初很多老板或管理人員也不理解,一個簡單的流程為什么還要按照“流程推行十步曲”來操作,在推行完第一個流程或制度時很多老板及管理人員才真正明白,只有這樣推行的流程或制度才更具有可操作性,才會有更好的執行效果。這就是反復、關注所產生的效果。接下來給大家分享一下中精縱橫“流程推行十步曲”:

第一步:總流程瓶頸分析

就是對企業從打樣、下單、生產安排、物料采購、生產加工、入庫、出庫,甚至包括客訴、退貨等各個環節進行分析,找出總流程中的主要失控點,這樣就能找到企業流程不順暢的地方,同時,列出各環節的改善順序及時間。

第二步:新舊流程描述

即依據企業實際流程并結合企業實際情況,做出新流程(包括總流程及子流程),要把新舊流程的差異點標識出來。

第三步:失控點設計

即針對流程中某環節存在失控或有漏洞的地方,進行控制點設計,如某企業《新產品設計流程》中規定:技術部新樣品完成后由業務部交客戶確認。該流程因為缺少企業內部檢驗控制,最終造成客戶退樣及投訴頻發。所以,缺少企業內部檢驗控制就是失控點,那么我們可以設計控制環節,即在新樣品完成后,增加控制動作,先交品管部檢驗,并出具《樣品檢驗報告》,檢驗合格后再由業務員交客戶確認,如不合格時,則退回技術部處理。

第四步:流程初稿制訂

把企業實際運作流程用流程圖及文字方式描述出來,并形成書面文件,其中最重要的是要明確主要失控點,這些是流程是否有效的關鍵。

第五步:流程研討

流程研討,就是在流程初稿完成后,由主導部門召集其他相關部門來進行討論及修訂,這樣做的目的主要有兩個:一是群策群力,充分發揮各部門的集體智慧,確保流程的有效性及實用性;二是自我約束,讓相關部門參與,增加各部門對流程的重視,并避免因某部門未參與以“不符合實際”或“操作性不強”等理由拒絕執行。

第六步:流程發行

按規定的文件管控流程進行蓋章并登記受控。

第七步:流程培訓

各部門負責人召集本部門的相關人員進行培訓,讓部門相關人員了解具體要求,以確保流程的執行效果,避免“走形式”。

第八步:流程考試

流程考試的目的主要有兩個:一是引起關注,讓大家去關注流程;二是調動氣氛,提高相關人員對流程的重視程度,確保流程執行效果;

第九步:流程稽核

流程稽核是流程推行過程中非常重要的一步,稽核是否到位、深入,直接影響流程執行效果,流程稽核過程中發現的問題需要制訂流程稽核案例,必要時要召集相關部門進行流程稽核案例分享。

第十步:流程優化

流程優化就是在運作一段時間后,對流程中相關內容進行相應調整,主要是以下兩方面:一是稽核過程中發現流程不合理的地方;二是將流程中部分內容具體化、精細化,如流程中原來規定完成時間是2小時,而通過一段時間運行,可以做到1小時內完成,那就必須把時間進行修訂。

為什么一個流程要經過這么多的步驟呢?這樣反復、專注的目的是加強大家對流程的關注度,避免流程走形式,最終才能讓這些流程、制度像烙鐵一樣烙在每一位員工的心里。對企業中那些自由散漫的毛病要抓反復,反復抓,就是說你抓了之后它要反復的,它反復之后你又抓,不知疲倦,不止懈怠的抓、抓、抓。直到自由散漫的人徹底放棄,徹底地服從為止。只有如此,流程制度才能推行起來,企業才能有序、良性、高效地發展下去。

其次,反復的動作還體現在管理者的日常工作和與員工的全方位接觸上。從早會到生產協調會、品質例會和周例會,再到數據體系的建立、分析,這些都需要不厭其煩地反復地做,一旦有一天你認為其繁瑣不屑一顧,或者不值一做,那么你的管理就很有可能功虧一簣。我們曾經有一個項目,剛開始的兩個星期由于老板沒有足夠重視會議的作用,經常借故不參加會議,管理人員也常敷衍了事,導致會議效果不佳,項目業績起色不大,后來我們再三要求其嚴格按照我們的規定,準時參加會議,遵守會議議程,落實會議意圖。在我們的堅持下,會議效果明顯提升,會議有決有議,決而有行,行而有果。

此外,在對員工教育宣導也是如此,反復地教育,反復地檢查,讓其形成固有的習慣,從而養成良好的職業素養。

最后,反復還體現在企業文化的樹榜樣、揚正氣上。如每日早會上的優秀員工表彰,每月的優秀員工評比,優秀團體展示。我們要充分利用各個宣傳陣地,讓企業形成積極向上的競爭氛圍,讓員工有正確的榮辱觀,讓員工有成就感,有歸屬感,成就感是最好的管理武器,因此我們需要每天不停地刺激員工,不停地激勵員工,把員工的潛能發揮出來。

但是,企業管理只有反復的動作是不夠的。你得讓你的管理人員專注,關注他們自己,關注他們自己的工作。在我們服務的企業的管理變革中,經常要求管理人員做一個作業:自我檢查。對于自己工作中的不良習慣進行自查,并要求分析原因,提出整改措施。配合這種自我檢查的另一個作業是:時間分析。這個作業要求管理人員把每天的工作按時間順序記錄下來。要求以30分鐘為一個時間段來做記錄,起初很多人不理解這項工作,因為他們都很忙,哪里有時間做記錄呢?后來我們給他們制訂了專門的表格,只要填上內容即可,而且不用太細,這樣的工作持續一段時間后,老板和管理人員終于明白了統計的必要性。從“時間分析”統計表上可發現以下問題:

1、很多管理人員工作官僚化

有些管理人員在辦公室呆的時間過長,工作過多地依賴下級主管和基層班組長,很多該在現場做的協調工作沒有去做,而讓這些班組長之間互相協調,增加了工作難度。一些該由車間經理做的生產統籌安排工作也交給了下屬去完成,車間經理幾乎成了廠部與車間班組之間的一個過道,有沒有都無所謂。    

2、很多基層主管存在大量的時間浪費

有些事情通過制訂一個簡單的流程或制度就能約束員工的行為,而因為沒有制訂流程或制度,最終必須天天去重復地解決;有些工作應該由其它部門做的,也交到車間來做,這些車間的基層主管做了大量的生產計劃人員、物控人員、品管人員的工作,而對勞動效率和工序間的人力調配這些非得由車間基層主管做的工作卻沒有精力做好;走動的時間占了這些基層主管工作時間的一大部分,一天下來,大量的工作時間浪費在與倉庫、采購、技術、品質、計劃等部門的溝通協調上,甚至浪費在推諉扯皮上去了,真正有效解決問題的時間并不多。

一張簡單的“時間分析表”,就能讓老板以及管理人員知道自己一天究竟做了多少有用的事,又浪費了多少時間,從而讓各方都明白自我的工作究竟做得怎樣了?效率究竟有多高?避免那種總以“沒有時間”為借口而不去解決異常的現象。

其實,這里并沒有應用什么高深的管理方法。方法很簡單,就是關注自己。關注和不關注,往往效果會有天壤之別。我們日常管理中大量的錯誤重復發生,就是因為我們缺少關注??突У耐端咦蓯恰安歡細?,就是因為沒有足夠地關注。并不是說不知道,而是關注度不夠,沒有進行數據化的統計。比如說:客戶投訴中哪項投訴占多少比例?不同時間段客戶投訴的情況如何?如果不以統計的方式去關注,那么所有的客戶投訴就僅僅只會在我們的腦海中留下印象,不到造成巨大損失之時,斷然不會改變。而到了不能容忍之時,恐怕已經損失慘重了。

那么,如何“關注”呢?統計數據是“關注”的真正有效方法,是衡量你是否專注的唯一砝碼!比如針對供應商管理問題,如果我們只知道某某供應商經常交貨不準時、品質沒有保證,而沒有具體的數據統計,并把統計出的數據發給供應商,那供應商也不可能針對性地進行有效的改善,直到我們實在無法容忍而更換另外一家供應商時,我們發現下一家供應商也好不到哪里去。如果我們把每一個供應商的延誤次數、延誤時間、不合格批次都以統計的方式統計出來,并定期傳給供應商,然后要求其整改,這樣才能讓供應商心服口服,實在不行,也可以作為與供應商談條件的籌碼,或將這些數據做為條件來約束供應商,無論如何,也只有如此才能做好供應商管理。

     與中小企業的管理人員交往久了以后不禁產生一種想法:對于他們而言,現代的管理知識和工具固然重要,但讓他們保持一個清醒的頭腦更為重要。很多的錯誤其實只要他們真正了解,改起來并不難,只是很多管理人員沒有意識到這些小錯誤有多大的危害,造成了怎樣的“惡果”。而要他們清清楚楚地了解,就只有靠邊做邊關注做的過程和結果。而且一定要用統計這個“聚光燈”去引導他們專注于過程和結果的數據之上。

     我們認為企業管理其實就是一項笨功夫,的確如此,它不需要太多的花拳繡腿和表面功夫,它是實實在在的反反復復的動作和專注做事的能力促成的。它只需要一股不達目的永不罷休的較真勁,只需要一種潛心篤志、心無旁騖的心態!制造企業管理接下來的比拼實質上就是“基本功”的比拼。總之一句話:做企業管理,尤其是制造企業管理,是沒有捷徑可言,制造業“暴利”、“炒作”的時代已經過去了,企業間的競爭已經非常透明,說到底就是品質、交期、成本的競爭。制造業人力成本、價格肯定是上漲的,而客戶產品價格卻要求不斷降價,讓制造企業(尤其時產業鏈末端的零配件加工企業)成為了“夾心餅干”。我們只有在內部管理上下功夫,練好“基本功”只有反復抓,抓反復,最終形成一個模式、一個系統,企業才有擴張和發展的基礎,才能持久保持企業核心競爭力。管理基礎夯實了,那不管面臨社會經濟?;?,還是在行業低迷時期,企業都具有抗擊風浪的能力,這樣企業才能永續經營、基業長青。


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